w ,

Jak przewodniczyć spotkaniu

Omów nadchodzące spotkanie ze swoimi uczestnikami. Kiedy dowiesz się, że będziesz przewodniczyć zbliżającemu się spotkaniu, jedną z pierwszych rzeczy, które powinieneś zrobić, jest spędzić trochę czasu na rozmowach z osobami, które będą uczestniczyć (szczególnie z osobami o wysokiej randze lub ważnych). Zapytaj ich, czy jest coś, co chcieliby omówić na spotkaniu. Zanotuj ich odpowiedzi i wykorzystaj je, aby poprowadzić Cię podczas pisania planu.
  • Zapytanie uczestników o to, o czym chcieliby rozmawiać, jest mądrym posunięciem nie tylko dlatego, że ułatwia napisanie agendy, ale także dlatego, że angażuje ich w proces spotkania, zanim jeszcze się rozpocznie. Ludzie częściej uczestniczą w spotkaniach i zwracają na nie uwagę, jeśli wiedzą, że ważne dla nich problemy zostaną rozwiązane.
Napisz i rozpowszechnij porządek obrad. Program spotkania może być cennym narzędziem nie tylko dla przewodniczącego spotkania, ale także dla obecnych gości. Porządki obrad zawierają cenne informacje na temat spotkania, na przykład kiedy będzie, gdzie odbędzie się i kto będzie obecny. Co najważniejsze, przedstawiają także wszystkie zamierzone tematy dyskusji, pozwalając wszystkim się przygotować. Wyślij spotkanie przed samym spotkaniem - im ważniejsze jest spotkanie, tym wcześniej powinieneś je wysłać.
  • Jedną z rzeczy, które powinien zdecydowanie zawierać Twój plan, jest przybliżony termin dla każdego tematu dyskusji. Nakreślony wcześniej zgrubny harmonogram znacznie ułatwia prowadzenie spotkania. Chociaż niektóre pozycje w twoim programie mogą trwać długo (a inne mogą zabraknąć), harmonogram znacznie ułatwia śledzenie tych pozycji i odpowiednie dostosowywanie.
Zbadaj tematy dyskusji i wszelkie poprzednie spotkania. Ludzie, którzy biorą udział w spotkaniu, mogą nie być na bieżąco z wszystkimi tematami, które planujesz omówić - niektórzy mogli nie uczestniczyć w poprzednich spotkaniach, a inni po prostu zapomnieli. Jako przewodniczący spotkania dobrze jest poznać dotychczasową historię dyskusji. Spróbuj porozmawiać z osobami, które uczestniczyły w poprzednich ważnych spotkaniach, aby dowiedzieć się o ważnych niedokończonych sprawach, które powinieneś omówić na spotkaniu. Być może zechcesz poprosić o protokół z poprzednich spotkań od oficjalnego rekordzisty, który pomoże ci w planowaniu.
  • Protokoły z poprzednich spotkań mogą być dla ciebie ważnym przewodnikiem. Podsumowują one dyskusje i decyzje, które miały miejsce podczas poprzednich spotkań, dzięki czemu stosunkowo szybko i łatwo można zacząć na bieżąco. Możesz nawet chcieć przekazać ważne minuty spotkania swoim uczestnikom wraz ze swoim programem.
Przygotuj swoje miejsce spotkań przed czasem. W dniu spotkania będziesz chciał upewnić się, że pokój lub miejsce, w którym zamierzasz się spotkać, jest czyste, reprezentacyjne i gotowe na przyjęcie uczestników. Musisz się upewnić, że wszelkie elementy technologiczne spotkania (takie jak prezentacje, projektory, wyświetlacze itp.) Działają poprawnie i są całkowicie gotowe do działania - techniczne wady mogą marnować cenny czas i opóźnić spotkanie.
  • Jeśli używasz prezentacji elektronicznej (takiej jak PowerPoint itp.), Poświęć chwilę na zapoznanie się z pilotem zdalnego sterowania lub pilotem, którego używasz do przełączania slajdów . Nie chcesz tracić czasu na grzebanie w kontrolach, gdy możesz dyskutować o ważnych sprawach.
Zadzwoń na spotkanie, aby zamówić. Kiedy spotkanie osiągnie zaplanowany czas rozpoczęcia i wszyscy obecni (lub przynajmniej wszyscy ważni) będą obecni, zwróć uwagę wszystkich w pokoju. Przedstaw się jako przewodniczący i podaj cel spotkania. Określ planowane ramy czasowe spotkania, informując wszystkich o czasie zakończenia, dla którego fotografujesz - możesz biegać długo lub krótko, ale określenie planowanego terminu przed czasem pomaga utrzymać spotkanie na dobrej drodze. Jeśli niektórzy uczestnicy nie znają się nawzajem, poświęć chwilę, aby przeprowadzić krótki apel i przedstawić ważnych uczestników.
  • Należy pamiętać, że niektóre firmy i organizacje mają ścisłe, ściśle określone procedury otwierania i prowadzenia spotkania. Na przykład Amerykańska Federacja Pracowników Stanowych, Powiatowych i Miejskich (AFSCME) korzysta z systemu zwanego Regułami Porządku Roberta, który obejmuje zwoływanie spotkania na zamówienie poprzez uderzanie młotkiem i bardzo szczegółowe zasady dotyczące wprowadzania i wydawania wniosków.
Podsumuj odpowiednie punkty z poprzednich spotkań. Na początku spotkań, które są częścią długiego, trwającego projektu, będziesz chciał krótko podsumować wszystkich uczestników dotychczasowego stanu projektu, szybko podsumowując wszelkie istotne wydarzenia lub decyzje z poprzednich spotkań. Nie wszyscy uczestnicy mogą być tak dobrze poinformowani na tematy dyskusji, jak Ty, więc szybkie przyśpieszenie wszystkich może znacznie przyczynić się do tego, aby spotkanie było wydajne i skuteczne. Internetowy i drukowany dziennik obejmujący tematy związane z praktykami zarządzania przedsiębiorstwem Idź do źródła
  • Zamiast podsumowywania poprzednich spotkań, możesz poprosić oficjalnego pisarza lub rekordzistę o przeczytanie protokołu z poprzednich spotkań, aby nadać podsumowaniu poczucie formalności.
  • Możesz również rozważyć przeczytanie wszelkich ważnych korespondencji lub korespondencji, które miały miejsce od poprzedniego spotkania.
  • Pamiętaj, że jeśli dostarczysz kopie protokołu / korespondencji uczestnikom, czytanie na głos nie jest zazwyczaj wymagane.
Pozwól ważnym uczestnikom zgłaszać stan rzeczy. Następnie pozwól osobom o odpowiedniej wiedzy poinformować zgromadzenie o nowych lub ostatnich wydarzeniach, które nastąpiły od ostatniego spotkania. Mogą to być praktycznie wszystko - na przykład można tutaj rozwiązać nowe problemy, przed którymi stoi Twoja firma lub organizacja, zmiany personalne, projekty i zmiany strategii. Uczestnicy spotkania będą również chcieli usłyszeć o wynikach konkretnych działań podjętych w wyniku decyzji podjętych na ostatnim spotkaniu.
Zajmij się każdą niedokończoną działalnością. Jeśli są jakieś nierozwiązane problemy lub decyzje, które nie zostały podjęte od ostatniego spotkania, postaraj się je rozwiązać, zanim przejdziesz do nowych problemów. Im dłużej stare problemy są odkładane, tym mniej uczestnik będzie chciał wziąć za nie odpowiedzialność, więc spróbuj ustalić i rozwiązać wszelkie niedokończone niedokończone sprawy podczas spotkania. Zwykle niedokończone sprawy są wyraźnie określane jako „niezdecydowane” lub „zgłoszone do przyszłej dyskusji” w minutach z poprzednich spotkań.
  • W zależności od kultury i zasad, w których pracujesz, Twoja firma lub organizacja mogą mieć określone procedury podejmowania decyzji - na przykład uczestnicy spotkania mogą po prostu potrzebować osiągnąć większość głosów lub wybraną grupę wysokich -ranżowanie osób może mieć za zadanie podejmowanie wszystkich decyzji.
  • Zauważ, że niektóre rzeczy są po prostu zbyt duże, aby je ukończyć między spotkaniami. Nie musisz zastanawiać się nad postępem projektów długoterminowych, które nie zostały jeszcze ukończone. Jednak powinieneś powołać się na decyzje lub projekty, w których wymagane są obecne działania.
Adresuj się do każdej nowej firmy. Następnie, przywołaj nowe problemy, obawy i kwestie, które wymagają omówienia. Powinny to być rzeczy, które naturalnie wynikają z wydarzeń, które miały miejsce między wcześniejszymi spotkaniami a teraźniejszością. Postaraj się uzyskać konkretne, konkretne decyzje od uczestników - im więcej rzeczy pozostawisz niezdecydowanych, tym bardziej niedokończone sprawy będziesz musiał przywołać na następne spotkanie.
Podsumuj wnioski ze spotkania. Po przemówieniu do wszystkich przeszłych i obecnych spraw, poświęć chwilę na podsumowanie wniosków ze spotkania dla wszystkich obecnych. Podziel wyniki wszystkich podjętych decyzji i, jeśli to konieczne, opisz konkretne działania, które uczestnicy będą musieli podjąć przed następnym spotkaniem.
  • Ten krok jest kluczowy - to Twoja ostatnia szansa, aby upewnić się, że wszyscy opuszczą spotkanie, wiedząc dokładnie, jakie są Twoje projekty i czego się od nich oczekuje.
Zakończ, kładąc podwaliny pod następne spotkanie. Na koniec powiedz wszystkim, czego się spodziewać na następne spotkanie, a jeśli już zacząłeś to planować, powiedz, kiedy i gdzie się spodziewać. Pomaga to zapewnić uczestnikom poczucie ciągłości od jednego ważnego projektu lub decyzji do następnego i daje im ramy czasowe na postęp lub wykonanie powierzonych im zadań.
  • Należy pamiętać, że niekoniecznie ma zaplanować kolejne spotkanie, jeśli odniesiesz się do wszystkich przeszłych i obecnych spraw w obecnym. Jeśli jednak jest wystarczająco dużo niedokończonych spraw, aby uzasadnić przyszłą dyskusję lub czekasz na rozwój niektórych projektów, prawdopodobnie jest to dobry pomysł.
Poprowadź dyskusję, ale nie zdominuj jej. Jedną z twoich ról jako przewodniczącego spotkania jest utrzymywanie dyskusji w ruchu i wykonywanie zadań. Twoja rola nie polega na tym, że nie nie może wyrażać opinii na temat każdego problemu lub prowadzić dyskusji zgodnie z ustalonym harmonogramem. Mają pewną elastyczność. Pozwól innym uczestnikom swobodnie rozmawiać i pozwól, aby pojawiły się nowe tematy dyskusji, nawet jeśli nie są one w porządku obrad. Może się okazać, że musisz subtelnie zakończyć lub zmienić niektóre tematy rozmowy, aby dyskusja przebiegała zgodnie z planem, ale nie powinieneś czuć się tak, jakbyś musiał kontrolować każdy aspekt spotkania. W końcu jest to proces współpracy.
  • W trakcie spotkania miej oko na swój plan. Jeśli masz opóźnienie, być może będziesz musiał pominąć pewne tematy dyskusji lub zgłosić je na później w interesie czasu. Nie bój się tego zrobić, jeśli tematy, które są omawiane , są bardzo ważne.
Zachęć wszystkich uczestników do wzięcia udziału. Jako przewodniczący spotkania Twoim zadaniem jest zapewnienie otwartej, produktywnej dyskusji. Jeśli zauważysz, że niektórzy uczestnicy, którzy mogą mieć wiedzę dotyczącą omawianych problemów, nie otwierają się na grupę, zachęć ich do rozmowy. Nie musisz ich kwestionować ani wzywać bezpośrednio - po prostu powiedzenie czegoś w stylu „Myślę, że wiedza pani Smith byłaby przydatna tutaj” to świetny sposób na zaangażowanie mniej aktywnych członków spotkania. Internetowy i drukowany dziennik obejmujący tematy związane z praktykami zarządzania przedsiębiorstwem Idź do źródła
Upewnij się, że wszyscy rozumieją, o czym mowa. Trudno pamiętać, że nie wszyscy uczestnicy spotkania mają tyle samo doświadczenia lub wiedzy w tematach dyskusji. Aby upewnić się, że wszyscy uczestnicy spotkania mądrze spędzili czas, możesz skorzystać z okazji, aby krótko uprościć skomplikowane problemy lub tematy, kiedy się pojawią. Uczestnicy o mniejszej wiedzy z pewnością to docenią.
Nie ignoruj ​​trudnych lub niezręcznych pytań. Jeśli nie są one kontrolowane przez kompetentnego przewodniczącego, spotkania mogą być wyjątkowo bezproduktywne. Postaraj się upewnić, że każda ważna kwestia, którą omówiłeś, zostanie rozwiązana. Nie pozwól uczestnikom na zmianę winy lub oferowanie niejasnych usprawiedliwień za problemy, które nie zostały rozwiązane. Spróbuj ustalić i uzyskać odpowiedzi na problemy, których nikt nie chce rozwiązać. Chociaż niekoniecznie tego chce każdy uczestnik, tego rodzaju niezręczne pytania są właśnie tymi, na które należy odpowiedzieć najczęściej, aby spotkanie było jak najbardziej skuteczne.
  • Upewnij się, że ważne decyzje są rejestrowane (jeśli masz oficjalnych rejestratorów lub wykonawców minut, przypisz im to zadanie). Jeśli masz problem z zadawaniem trudnych pytań, upewnij się, że otrzymane odpowiedzi są dobrze udokumentowane.
Śledź swój czas. Istnieje powód, dla którego spotkania mają złą reputację - dla wielu są one uważane za poważne straty czasu. Aby zapobiec długiemu przebiegowi spotkania, użyj swojej mocy jako krzesła, aby prowadzić dyskusję. Nie obawiaj się zgłaszać pewnych nieistotnych problemów lub rozmów do późniejszego terminu, jeśli spotkanie wydaje się trwać dłużej niż się spodziewałeś. Bądź gotów i chętnie dostosowuj swój harmonogram na bieżąco, aby mieć pewność, że żaden cenny czas Twoich uczestników nie zostanie zmarnowany.

Co myślisz?

Komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Ładowanie…

0

Jak być komunistą

Jak wybrać przynęty do wędkowania na basie